Tagarchief: voorraadbeheersysteem

Webwinkel backoffice

Wat is een backoffice nou eigenlijk? Een backoffice van een webwinkel is een extra module in de business model bij een webshop die de beheerder ondersteund bij zijn activiteiten in zijn webwinkel. Denk hier bijvoorbeeld aan ontvangsten en uitvoeren van orders en administratie.

Een backoffice biedt dus verschillende en belangrijke functionaliteiten die een beheerder van een webshop nodig heeft. In een backoffice worden onder andere openstaande orders, verzendingen, pakbonnen, betalingen en facturatie verwerkt. Het is ook de bedoeling dat er een klantenbestand wordt aangelegd zodat je een overzicht hebt van terugkerende klanten. Je hebt op deze manier een hele database van inlognamen en adresgegevens.  Erg handig, want op deze manier hoeven deze klanten niet steeds opnieuw hun gegevens in te voeren bij het bestellen van nieuwe orders. Je kunt op basis van het klantenbestand ook eenvoudig periodieke nieuwsbrieven versturen. Dit is dan weer erg goed voor direct marketing.

Gebruik van systemen in de backoffice.

Er bestaan verschillende soorten systemen die je in de backoffice kan gebruiken. Welke systeem je gebruikt hangt af van de branche van je webshop. Als je een online kleding winkel beheert dan zou je een systeem aan je webshop moeten koppelen dat de voorraad en het assortiment  actueel houdt. Dit is eigenlijk wel logisch, maar toch zijn er wat webshops die zulke systemen niet gebruiken of niet nodig denken te vinden. Dit is jammer, want een voorraadbeheersysteem in de backoffice houdt je voorraad automatisch en actueel bij. Erg handig zowel voor jou als beheerder als voor de klanten. Het gebruik van de juiste systeem voor je webshop kan bovendien veel geld en tijd besparen. Je hoeft minder tot geen administratieve handelingen meer te doen waardoor je meer tijd heb voor het optimaliseren van je webshop. De juiste backoffice systeem is gericht op kwaliteit, snelheid en gemak. Een must have in ieder backoffice dus.

Backoffice tips voor een groeiende webwinkel

Naast het hebben van de juiste systeem in de backoffice zijn er natuurlijk ook andere  ‘tips en tricks’ om je webwinkel goed draaiend te houden. Een niet functionerende backoffice geeft een groter kans dat bestaande klanten ontevreden zullen zijn over je service. Zij zullen daarom op zoek gaan naar andere alternatieven, en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Hoewel er honderden boeken geschreven zijn over marketingstrategieën voor webwinkels, is er veel minder informatie beschikbaar over hoe een webwinkel moet werken met de dynamiek van de backoffice.

De eerste belangrijke tip voor je backoffice is dat je ervoor moet zorgen dat je over een goede datastructuur beschikt. Dit betekent dat je basisgegevens zoals product-prijsgegevens eenvoudig zou moeten kunnen beheren. Denk hier bijvoorbeeld aan CRM of warehouse management. De benodigde gegevens hebben uiteindelijk invloed op de inrichting van de webshop, en ook op het logistieke proces. Wanneer je productgegevens niet aan de bestellingen koppelt, dan kan dit slechte gevolgen hebben in de financiële verslaggevingen. Een goed voorraadbeheer voorkomt namelijk backorders, en of out of stock situatie.

Een andere tip is om rekening te houden met de kosten voor serviceniveaus. Indien u bijvoorbeeld 24-uur-levertijd beloofd, dan moet u ervoor zorgen dat de klanten hun orders ook binnen 24 uur ontvangen.  Snelle en betrouwbare service brengt tevreden klanten met zich mee. Een derde tip is om de ordebeheer in orde te houden. Dus op welke manier verwerk je je orders? Denk hier bijvoorbeeld aan extra beveiliging of ‘speciale’ verzendingen van duurdere goederen.